Любая массовая активность по-хорошему должна согласовываться с администрацией района. Однако чаще всего отдел маркетинга и развития игнорируют данный момент и согласуют мероприятие только с торговым центром. Правильно или нет, но на практике получился неприятное осложнение.
Наш координатор проводил программу праздничного открытия магазина на улице возле входа в ТЦ/магазин. Менеджер отдела маркетинга сети: «Я согласовала праздничное открытие с торговым центром. Так как мероприятие проходит на территории ТЦ, проблем быть не должно.» После начала мероприятия, через пару часов, приезжают люди из прокуратуры, требуют свернуть мероприятия незамедлительно. Приглашают в здание МВД для составления административного правонарушения. «Заявка от вас и от тц не поступала, необходимо было заранее за 5 дней до начала согласовать, потом проводить,» — сказал представитель власти. Администрация ТЦ на себя ответственность, конечно, не взяло. Два из пяти открытий не проходят без посещения правоохранительных органов. Причин много: жалобы на громкую музыку, кого-то раздражают массовые мероприятия, кого-то — конкурсы и лотерея. При вызове наряда выносят устное предупреждение или составляются протокол о нарушении. В основном требуют сделать музыку тише или вовсе ее выключить.
Сколько стоит согласование с управой района? Согласовать с управой района стоит одна курьерская доставка заявления.
От А до Я: пошаговая инструкция по согласованию массовых мероприятий с управой района
1) Находим сайт управы района на картах либо в поисковой системе, звоним секретарю, если нет других телефонных номеров.
2) Просим секретаря соединить с уполномоченным лицом по вопросам торговли или массовых мероприятий. Вас либо запишут в очередь, либо дадут почту, либо переведут на специалиста.
3) Должностному лицу Вы рассказываете, где, когда, зачем и что будет проходить на открытии. Затем Вас просят написать заявление на имя главы Управы района и прислать оригинал документа курьером или по почте. Необходимо учитывать, что обработка запроса проходит в течении 5 рабочих дней, не считая дня подачи.
4) После классической шапки заявления, Вы просите разрешения на проведения праздничного открытия, описываете всевозможные моменты, активности и программу. Не забудьте оставить контакты для связи. Один экземпляр отдаете, один забираете с собой с отметкой и датой от канцелярии.
5) Через 5 дней Вы получаете уведомление (смс, почта, звонок) о том, что мероприятие разрешено или есть замечания. Необходимо получить от Управы района Ваше заявление с подписью и печатью.
6) Готово! Теперь Вы можете официально и без проблем открывать Вашу торговую точку. Стоит ли? Стоит или нет согласовывать мероприятие с Управой района, решать Вам. Мнений много. Но факт один: Вам не выпишут административный штраф на юридическое лицо и не заставят немедленно прекратить мероприятие. А самое главное Вы бережете свои нервы. И если полиция приедет, у Вас будет, что показать им – согласовано с Управой района, документ.
